Chuyển đổi số tại VIMC: Triển khai phần mềm SmartDocs để số hóa tài liệu và tối ưu hóa hệ thống lưu trữ

Phần mềm SmartDocs không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời tạo nền tảng cho VIMC tiếp tục thúc đẩy chuyển đổi số thành công và tăng trưởng bền vững trong ngành hàng hải.

Giới thiệu về VIMC và nhu cầu chuyển đổi số

VIMC – Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam

VIMC (Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam) là một trong những tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực giao thông vận tải và hàng hải. Được thành lập với mục tiêu thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của ngành vận tải biển tại Việt Nam, VIMC hiện nay không chỉ đứng đầu trong các dịch vụ vận chuyển hàng hóa, cảng biển, và logistics, mà còn là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc ứng dụng các công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh. Với hơn 10.000 nhân viên và mạng lưới công ty thành viên trải rộng trên khắp các cảng biển lớn của Việt Nam, VIMC luôn duy trì vị thế hàng đầu trong ngành.

Công ty này điều hành một loạt dự án lớn liên quan đến cảng biển và vận tải biển, từ đó tạo ra một khối lượng tài liệu khổng lồ cần phải được quản lý và lưu trữ một cách hiệu quả. Các tài liệu này bao gồm hợp đồng, biên bản cuộc họp, giấy tờ hành chính, hồ sơ khách hàng, và nhiều loại tài liệu quan trọng khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và các dự án lớn.

Tuy nhiên, với khối lượng công việc ngày càng gia tăng và sự mở rộng các dự án, VIMC nhận thấy rằng việc quản lý tài liệu truyền thống đã không còn hiệu quả. Quy trình lưu trữ tài liệu thủ công dường như không thể đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và chất lượng công việc. Do đó, công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của việc chuyển đổi số trong việc quản lý tài liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc.

• Tăng tốc độ xử lý công việc: Việc số hóa tài liệu giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm và truy xuất tài liệu, từ đó giúp các bộ phận trong công ty hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.

• Nâng cao hiệu quả công việc: Quy trình số hóa giúp loại bỏ các bước thủ công và tự động hóa nhiều công việc trong quản lý tài liệu, nâng cao năng suất cho nhân viên và các bộ phận liên quan.

• Giảm chi phí vận hành: Việc chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến việc lưu trữ tài liệu vật lý và chi phí nhân sự cho các công đoạn thủ công.

VIMC hiểu rằng chuyển đổi số là bước đi cần thiết để tiến tới một môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả hơn. Công ty đã nhận thức rõ rằng việc số hóa tài liệu và quản lý tài liệu điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố then chốt để tạo ra một nền tảng công nghệ giúp cải thiện chất lượng công việc và nâng cao dịch vụ khách hàng.

Bài toán của VIMC: Quản lý tài liệu khối lượng lớn

Vấn đề của hệ thống lưu trữ tài liệu truyền thống

Trong khi đó, hệ thống lưu trữ tài liệu thủ công mà VIMC đang sử dụng gặp phải rất nhiều hạn chế. Đầu tiên, tài liệu giấy được lưu trữ trong các kho riêng biệt và không có sự tích hợp đồng bộ giữa các bộ phận. Điều này dẫn đến tình trạng:

• Khó khăn trong việc truy cập tài liệu khi cần thiết.

• Mất thời gian trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin.

• Rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu quan trọng do lưu trữ không khoa học.

Ngoài ra, hệ thống lưu trữ truyền thống của VIMC còn gặp phải một số vấn đề lớn khác, như không đủ linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu truy xuất dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng. Những vấn đề này đã làm giảm đáng kể hiệu suất công việc và chi phí vận hành của VIMC.

Các vấn đề gặp phải khi sử dụng hệ thống lưu trữ thủ công:

• Thiếu đồng bộ trong việc quản lý tài liệu: Mỗi bộ phận hoặc mỗi công ty thành viên của VIMC đều có các phương thức lưu trữ và quản lý tài liệu riêng biệt. Điều này gây khó khăn khi cần phải tìm kiếm tài liệu từ các bộ phận khác nhau.

• Lỗi thời gian và sai sót trong quá trình xử lý tài liệu: Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến các lỗi về thông tin và quá trình lưu trữ không chính xác. Điều này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc ra quyết định và hoàn thành công việc đúng hạn.

• Chi phí cao trong việc duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu: Việc duy trì kho tài liệu vật lý không chỉ tốn chi phí lớn cho việc lưu trữ mà còn yêu cầu nhiều nhân sự để quản lý và bảo quản tài liệu. Điều này làm tăng chi phí vận hành của công ty.

Khó khăn trong việc truy xuất và chia sẻ thông tin

Bên cạnh các vấn đề về lưu trữ tài liệu, VIMC còn gặp khó khăn lớn trong việc truy xuất và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận, công ty thành viên và các bộ phận khác nhau trong tổng công ty. Quy trình quản lý tài liệu cũ làm cho việc truy xuất thông tin trở nên mất thời gian, đặc biệt là khi các nhân viên phải tìm kiếm các tài liệu trong hàng nghìn tài liệu giấy hoặc các hệ thống lưu trữ khác nhau. Điều này dẫn đến một số vấn đề đáng kể:

1. Khó khăn trong việc truy xuất tài liệu giữa các bộ phận

Các tài liệu liên quan đến dự án lớn thường bị phân tán trong các bộ phận khác nhau, và các nhân viên không thể dễ dàng truy cập vào tài liệu của các bộ phận khác. Điều này dẫn đến việc:

• Giảm hiệu quả công việc khi phải mất thời gian dài để tìm kiếm tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

• Khó khăn trong việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận, gây cản trở quy trình làm việc và gây chậm trễ trong việc đưa ra quyết định.

2. Khó khăn trong việc chia sẻ tài liệu giữa các công ty thành viên

VIMC có một mạng lưới các công ty thành viên và đối tác kinh doanh. Mỗi công ty này lại sử dụng một hệ thống lưu trữ khác nhau. Điều này tạo ra những vấn đề khi cần chia sẻ tài liệu giữa các công ty con và đối tác. Quy trình chia sẻ tài liệu trở nên phức tạp và rườm rà, không thể đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong việc truyền tải thông tin. Các tài liệu quan trọng cần phải được chia sẻ nhanh chóng để các bộ phận có thể hoàn thành công việc mà không gặp phải sự trì hoãn. Tuy nhiên, hệ thống truyền thống không thể đáp ứng được yêu cầu này.

3. Mất mát dữ liệu và dễ xảy ra sai sót trong quá trình xử lý

Các bộ phận có thể không tìm thấy các tài liệu cần thiết một cách kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và làm giảm sự tin tưởng của các đối tác và khách hàng vào quy trình của VIMC.

Giải pháp của VIMC: Triển khai phần mềm SmartDocs

Giới thiệu về SmartDocs

Khi triển khai phần mềm SmartDocs, VIMC đã có thể thay thế các quy trình lưu trữ truyền thống, trong đó các tài liệu giấy được quản lý thủ công và dễ dàng gây lãng phí thời gian và tốn kém chi phí. SmartDocs giúp tăng tốc độ truy xuất tài liệu, giảm thiểu lỗi trong việc nhập liệu, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu trên nền tảng điện tử.

Phần mềm này cung cấp một giải pháp toàn diện cho quy trình lưu trữ, quản lý tài liệu, và chia sẻ thông tin trong một hệ thống đồng bộ, giúp các bộ phận khác nhau trong VIMC dễ dàng truy cập vào tài liệu và thông tin khi cần thiết. Hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, mà còn cung cấp tính bảo mật cao và đảm bảo rằng tài liệu quan trọng được lưu trữ an toàn.

Lợi ích của việc triển khai SmartDocs

Tối ưu hóa quy trình lưu trữ tài liệu

SmartDocs giúp VIMC số hóa tài liệu và lưu trữ tài liệu dưới dạng dữ liệu điện tử, từ đó giảm thiểu lưu trữ vật lý. Hệ thống này cho phép VIMC chuyển tất cả các tài liệu giấy, bao gồm hợp đồng, biên bản cuộc họp, giấy tờ hành chính, và hồ sơ khách hàng, vào hệ thống điện tử, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.

Lợi ích chính:

• Giảm thiểu lưu trữ vật lý: Với việc chuyển các tài liệu giấy thành dữ liệu số, VIMC không còn cần đến không gian lưu trữ lớn cho tài liệu vật lý, tiết kiệm chi phí duy trì kho lưu trữ.

• Tạo sự đồng bộ hóa trong lưu trữ: Các tài liệu được lưu trữ trong một hệ thống điện tử chung, giúp các bộ phận dễ dàng truy xuất tài liệu và chia sẻ thông tin khi cần thiết.

Quản lý tài liệu hiệu quả

Trước khi triển khai SmartDocs, VIMC phải sử dụng các hệ thống lưu trữ không đồng bộ, khiến cho việc quản lý tài liệu giữa các bộ phận trở nên khó khăn và kém hiệu quả. Việc tìm kiếm tài liệu thủ công tốn nhiều thời gian và nhân lực, gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên.

Với SmartDocs, tất cả các tài liệu quan trọng đều được lưu trữ và quản lý trong một hệ thống đồng bộ. Nhân viên chỉ cần tìm kiếm tài liệu qua từ khóa, và hệ thống sẽ nhanh chóng hiển thị các tài liệu liên quan từ các bộ phận khác nhau trong công ty. Hơn nữa, việc sử dụng OCR giúp nhập liệu tự động và giảm thiểu sai sót do nhân viên nhập liệu gây ra.

Lợi ích chính:

• Tự động hóa quy trình lưu trữ và truy xuất tài liệu: SmartDocs giúp tự động hóa quá trình nhập liệu, giảm thiểu các công đoạn thủ công, và giúp nhân viên tiết kiệm thời gian.

• Tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nhanh chóng: Nhân viên có thể tìm kiếm tài liệu dễ dàng qua hệ thống quản lý tài liệu điện tử, chia sẻ tài liệu nhanh chóng với các bộ phận khác mà không gặp phải sự cản trở về không gian lưu trữ.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Một trong những yếu tố quan trọng khiến VIMC quyết định triển khai SmartDocs là khả năng giúp công ty tiết kiệm chi phí và thời gian. Các chi phí liên quan đến việc duy trì hệ thống lưu trữ vật lý như kho lưu trữ, chi phí bảo mật tài liệu, và chi phí nhân sự để quản lý tài liệu đã giảm đi đáng kể sau khi SmartDocs được triển khai.

Bên cạnh đó, SmartDocs giúp tăng tốc độ xử lý tài liệu và quy trình công việc, giúp các bộ phận hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc số hóa tài liệu cũng giúp giảm sự phụ thuộc vào nhân sự, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, đặc biệt trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin.

Lợi ích chính:

• Giảm chi phí lưu trữ vật lý: Việc lưu trữ tài liệu trên nền tảng điện tử giúp tiết kiệm chi phí cho kho lưu trữ, bảo quản tài liệu, và chi phí vận hành liên quan.

• Tiết kiệm thời gian: Nhờ vào quy trình số hóa và tự động hóa trong việc truy xuất và chia sẻ tài liệu, các nhân viên có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu và xử lý công việc hiệu quả hơn.

Lợi ích từ việc triển khai SmartDocs tại VIMC

Tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu

Một trong những lợi ích chính mà VIMC nhận được từ việc triển khai SmartDocs là tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu. Trước khi sử dụng SmartDocs, VIMC phải duy trì một hệ thống lưu trữ tài liệu vật lý tốn kém, bao gồm việc thuê kho bãi để lưu trữ tài liệu giấy, chi phí cho việc quản lý hồ sơ thủ công và các chi phí phát sinh khác như bảo vệ tài liệu, duy trì kho lưu trữ và chi phí nhân sự.

Với phần mềm SmartDocs, tất cả tài liệu giấy được số hóa và lưu trữ trên hệ thống lưu trữ điện tử, giúp VIMC giảm thiểu chi phí lưu trữ vật lý. Thay vì phải lưu trữ hàng nghìn tài liệu giấy trong kho bãi, giờ đây VIMC có thể lưu trữ tài liệu điện tử một cách hiệu quả mà không cần diện tích lưu trữ lớn hay duy trì các kho tài liệu.

Các lợi ích chính của việc tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu:

• Giảm chi phí lưu trữ tài liệu vật lý: Với SmartDocs, VIMC không còn cần phải duy trì kho lưu trữ vật lý, giảm bớt chi phí liên quan đến không gian lưu trữ và các chi phí bảo quản tài liệu vật lý.

• Giảm chi phí nhân sự: Các công việc thủ công như lưu trữ tài liệu, nhập liệu và quản lý hồ sơ giấy đã được tự động hóa, giúp VIMC tiết kiệm chi phí nhân sự.

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Phần mềm giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào tài liệu giấy và giảm chi phí vận hành hàng năm, giúp công ty có thể tái đầu tư vào các lĩnh vực khác của công ty.

Truy xuất và chia sẻ thông tin nhanh chóng

Một trong những thách thức lớn mà VIMC phải đối mặt trước khi triển khai SmartDocs là khó khăn trong việc truy xuất và chia sẻ tài liệu. Các tài liệu được lưu trữ ở nhiều nơi, bao gồm kho tài liệu giấy và các hệ thống điện tử khác nhau, dẫn đến việc tốn thời gian và không đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận. Điều này gây khó khăn cho việc truy cập thông tin kịp thời và chính xác.

Với việc triển khai SmartDocs, tất cả tài liệu được số hóa và lưu trữ trên nền tảng điện tử đồng bộ. Điều này giúp VIMC có thể truy xuất tài liệu nhanh chóng, chỉ cần vài thao tác đơn giản, nhân viên có thể tìm thấy tài liệu cần thiết mà không gặp phải tình trạng mất thời gian.

SmartDocs cung cấp tính năng tìm kiếm thông minh, giúp nhân viên và các bộ phận dễ dàng truy xuất các tài liệu, thông tin quan trọng ngay lập tức mà không cần phải mất thời gian tìm kiếm qua các hệ thống hoặc kho tài liệu cũ. Đặc biệt, phần mềm này cho phép chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng giữa các bộ phận, công ty thành viên, và các đối tác bên ngoài một cách mượt mà, mà không cần phải qua các bước phức tạp hay chậm trễ trong quá trình truyền tải thông tin.

Các lợi ích chính của việc truy xuất và chia sẻ thông tin nhanh chóng:

• Tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng: Với hệ thống lưu trữ điện tử, tất cả tài liệu được chuyển đổi thành dữ liệu số, giúp việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu chỉ mất vài giây.

• Chia sẻ thông tin hiệu quả: Các bộ phận và công ty thành viên có thể chia sẻ tài liệu nhanh chóng và chính xác, không bị gián đoạn hoặc thiếu sót thông tin, giúp tăng hiệu quả công việc và tiến độ dự án.

• Tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận: Quy trình chia sẻ tài liệu trực tuyến tạo điều kiện thuận lợi để các bộ phận hợp tác hiệu quả hơn, giảm thời gian trì hoãn và làm việc chậm chạp.

Bảo quản và duy trì thông tin lâu dài

Một trong những ưu điểm vượt trội của việc số hóa tài liệu là khả năng bảo vệ và duy trì tài liệu lâu dài. Trong khi việc lưu trữ tài liệu giấy khiến tài liệu dễ dàng bị mất mát hoặc hư hỏng do các yếu tố môi trường như ẩm ướt, cháy nổ, hoặc mối mọt, việc sử dụng SmartDocs giúp VIMC duy trì tài liệu bảo mật và an toàn trong lưu trữ điện tử.

SmartDocs sử dụng các phương thức bảo mật tiên tiến để bảo vệ tài liệu khỏi các mối đe dọa về mất mát hay hư hỏng. Hệ thống lưu trữ điện tử không những giúp duy trì thông tin lâu dài, mà còn giúp công ty bảo vệ thông tin quan trọng, đặc biệt là các tài liệu có giá trị pháp lý như hợp đồng và biên bản cuộc họp.

Nhờ vào công nghệ số hóa tài liệu, VIMC không chỉ bảo vệ tài liệu mà còn có thể dễ dàng duy trì chúng trong thời gian dài mà không lo lắng về các yếu tố môi trường hay quá trình phân hủy tài liệu giấy. Điều này cũng giúp VIMC đáp ứng được các yêu cầu về bảo mật thông tin và tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu.

Các lợi ích chính của việc bảo quản và duy trì thông tin lâu dài:

• Giảm thiểu nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu: SmartDocs giúp bảo vệ tài liệu khỏi các yếu tố như ẩm ướt, cháy nổ, hoặc mối mọt, từ đó đảm bảo tài liệu luôn an toàn.

• Duy trì tài liệu lâu dài: Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng số và có thể duy trì lâu dài mà không cần phải lo lắng về việc bảo quản vật lý.

• Bảo mật thông tin cao: Hệ thống sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để đảm bảo tính an toàn của tài liệu, bảo vệ thông tin quan trọng và hạn chế các rủi ro từ bên ngoài.

Kết quả thực tế từ việc triển khai SmartDocs tại VIMC

Tăng cường năng suất làm việc

Việc số hóa tài liệu giúp nhân viên tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và xử lý tài liệu. Thay vì phải duyệt qua hàng nghìn trang tài liệu giấy, nhân viên có thể tìm kiếm tài liệu chỉ với vài cú nhấp chuột, nhờ vào tính năng tìm kiếm thông minh của SmartDocs. Điều này giúp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, giảm thiểu lỗi thủ công, và giúp nhân viên có thể tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn.

Ngoài ra, việc tự động hóa quy trình như nhập liệu, quản lý tài liệu, và chia sẻ thông tin giúp tăng hiệu quả công việc và nâng cao năng suất của nhân viên. Các bước thủ công trong quy trình lưu trữ tài liệu đã được loại bỏ, giúp VIMC duy trì một môi trường làm việc hiện đại và năng suất. Nhờ đó, công ty có thể hoàn thành công việc nhanh chóng hơn và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác.

Lợi ích chính của việc tăng cường năng suất làm việc:

• Tiết kiệm thời gian: Việc số hóa và tự động hóa giúp rút ngắn thời gian xử lý và truy xuất tài liệu.

• Tăng cường hiệu quả công việc: Nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn, thay vì phải xử lý thủ công các tài liệu.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Quy trình nhanh chóng giúp tăng sự hài lòng của khách hàng, giúp VIMC duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài.

---

Đẩy mạnh chuyển đổi số tại VIMC

Triển khai SmartDocs là một phần trong chiến lược chuyển đổi số của VIMC. Công ty nhận thấy sự cần thiết trong việc chuyển đổi số toàn diện các quy trình công việc, từ quản lý tài liệu đến chia sẻ thông tin giữa các bộ phận và công ty thành viên. Trước khi triển khai SmartDocs, các quy trình quản lý tài liệu của VIMC chủ yếu dựa vào hệ thống thủ công và lưu trữ vật lý, điều này không đáp ứng được yêu cầu về tốc độ, hiệu quả, và sự đồng bộ.

SmartDocs giúp VIMC hoàn thiện quá trình chuyển đổi số bằng cách số hóa tất cả các tài liệu từ các dự án và công ty thành viên, tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu điện tử đồng bộ. Hệ thống này giúp VIMC có thể quản lý tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác mà không gặp phải những vấn đề như lỗi thời gian, mất mát tài liệu, hay khó khăn trong việc chia sẻ tài liệu giữa các bộ phận.

Việc tự động hóa và số hóa tài liệu không chỉ giúp VIMC tối ưu hóa quy trình công việc mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng, vì công ty có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng và chính xác hơn. Hệ thống SmartDocs giúp các bộ phận trong công ty dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin một cách mượt mà, từ đó thúc đẩy chuyển đổi số trong toàn bộ công ty.

Lợi ích chính của việc đẩy mạnh chuyển đổi số:

• Tối ưu hóa quy trình công việc: Từ số hóa tài liệu đến tự động hóa quy trình, công ty có thể làm việc nhanh chóng và chính xác hơn.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Dịch vụ nhanh chóng và chính xác giúp VIMC duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác.

• Thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện: Việc triển khai SmartDocs giúp VIMC thực hiện chiến lược chuyển đổi số hiệu quả, mang lại lợi ích lâu dài cho công ty.

---

Tiết kiệm chi phí và tài nguyên

Một trong những lợi ích lớn từ việc số hóa tài liệu và triển khai SmartDocs là khả năng tiết kiệm chi phí và tài nguyên. Trước khi triển khai phần mềm này, VIMC phải chi trả các chi phí lớn liên quan đến việc duy trì kho lưu trữ vật lý, bảo trì hệ thống tài liệu giấy, và chi phí nhân sự cho việc quản lý tài liệu thủ công. Việc duy trì kho lưu trữ vật lý không chỉ tốn kém về chi phí không gian mà còn đòi hỏi nhân sự để quản lý tài liệu và bảo quản tài liệu quan trọng.

Việc số hóa tài liệu giúp VIMC giảm thiểu những chi phí này, đồng thời giúp công ty tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên. Với SmartDocs, VIMC có thể dễ dàng lưu trữ tài liệu điện tử mà không phải lo lắng về chi phí không gian lưu trữ hay chi phí bảo quản tài liệu vật lý. Hệ thống này cũng giúp tiết kiệm chi phí nhân sự, vì nhiều công đoạn thủ công được tự động hóa, giúp nhân viên có thể tập trung vào các công việc giá trị cao hơn.

Ngoài việc giảm chi phí vận hành, SmartDocs còn giúp VIMC tiết kiệm thời gian khi xử lý các tài liệu, giảm thiểu các sai sót trong việc nhập liệu và quản lý tài liệu, từ đó tối ưu hóa năng suất của toàn bộ công ty.

Lợi ích chính của việc tiết kiệm chi phí và tài nguyên:

• Giảm chi phí lưu trữ tài liệu: Việc số hóa tài liệu giúp giảm chi phí lưu trữ vật lý và duy trì kho tài liệu.

• Tiết kiệm chi phí nhân sự: SmartDocs tự động hóa nhiều công đoạn, giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân sự.

• Tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên: Các tài nguyên được sử dụng hiệu quả hơn khi quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

FAQs (Câu hỏi thường gặp)