Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (VIMC), một trong những đơn vị hàng đầu ngành logistics và vận tải biển, đang phải đối mặt với áp lực chuyển đổi số để tối ưu hóa hiệu suất và giảm chi phí vận hành. Hàng năm, VIMC phải xử lý khối lượng tài liệu khổng lồ, dẫn đến nhiều bài toán khó và thách thức:
- Khó khăn trong lưu trữ: 80% tài liệu được lưu trữ dưới dạng giấy, làm tăng chi phí và rủi ro hư hỏng.
- Hiệu quả quản lý thấp: Quá trình tìm kiếm và phân phối tài liệu chậm chạp, gây cản trở trong các quyết định quan trọng.
- Hạn chế trong phối hợp: Các bộ phận chưa có công cụ đồng bộ hóa quy trình làm việc, dẫn đến sự thiếu hiệu quả.
1. VIMC – GMO-Z.com RUNSYSTEM và cú bắt tay đầy chiến lược để chuyển đổi số bền vững với hệ thống lưu trữ điện tử
Nhằm giải quyết các vấn đề và thách thức trên, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã tin tưởng chọn GMO-Z.com RUNSYSTEM là đơn vị triển khai hai giải pháp số hóa và lưu trữ tài liệu chiến lược: OCR Studio và SmartDocs.
OCR Studio – Số hóa văn bản thông minh
OCR Studio, trước đây là Smart OCR, là giải pháp nhận dạng ký tự quang học hàng đầu, cho phép số hóa tài liệu một cách chính xác và nhanh chóng.
Tính năng chính:
- Nhận dạng văn bản tiếng Việt, kể cả chữ viết tay.
- Tự động phân loại và lưu trữ tài liệu trên hệ thống số hóa.
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu với công nghệ tiên tiến.
SmartDocs – Hệ thống lưu trữ và số hóa tài liệu
SmartDocs là giải pháp lưu trữ, quản lý tài liệu , tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ công việc và tối ưu hóa quy trình nội bộ.
Tính năng nổi bật:
- Số hóa dữ liệu đầu vào và quản lý dữ liệu trên nền tảng số
- Truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng
- Dữ liệu được phân quyền truy cập, đảm bảo tính an toàn và bảo mật
2. Hơn 6 tháng triển khai và những kết quả ấn tượng
Sau hơn 6 tháng triển khai, VIMC đã ghi nhận những thay đổi rõ rệt:
- Tăng 40% hiệu suất làm việc: Các quy trình xử lý tài liệu trở nên nhanh chóng và chính xác.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm đáng kể chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu.
- Tăng cường bảo mật: Đảm bảo an toàn dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế.
Ông Lê Đông, Giám đốc Trung tâm Công nghệ Thông tin – Tổng Công ty Hàng Hải cho biết: “Nhờ vào hệ thống lưu trữ số hoá được tích hợp OCR, trong năm vừa qua, chúng tôi đã số hóa được và tiết kiệm được hơn một nửa không gian lưu trữ, tạo ra sự tiện lợi, nhanh gọn và tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc”.
Sự hợp tác với GMO-Z.com RUNSYSTEM không chỉ là giải pháp ngắn hạn mà còn là nền tảng để xây dựng chiến lược số hóa lâu dài. Đây chính là minh chứng rõ ràng cho sự đổi mới và sáng tạo trong ngành vận tải biển.
